Phòng Hành chính

I. Giới thiệu chung
1. Tên đơn vị: Phòng Hành chính
2. Địa chỉ: Tầng 10 tòa nhà H, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương
3. Điện thoại: (024) 3.782.1892 (số máy lẻ 663) – Email: hanhchinh.nihbt@gmail.com
4. Lãnh đạo:
Trưởng phòng: ThS. Cù Thị Lan Anh
Phó trưởng phòng: ThS. Phạm Thị Ngọc Anh
5. Số cán bộ nhân viên: 05

Tập thể Phòng Hành chính. (Ảnh chụp tháng 2/2020)

II. Chức năng, nhiệm vụ
1. Chức năng:
– Thực hiện công tác tham mưu, giúp việc Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Viện tổng hợp, theo dõi và đôn đốc các đơn vị thuộc Viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của Đảng ủy. Tổ chức thực hiện công tác hành chính; Công tác văn phòng Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên; Công tác thư ký; Công tác văn thư, lưu trữ; Công tác lễ tân; Công tác Văn phòng Trung tâm Máu Quốc gia.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Công tác hành chính
– Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc các đơn vị thuộc Viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Viện; Các chương trình phối hợp công tác giữa Viện và các Bộ, Ban, Ngành và đơn vị ngoài Viện có liên quan.
– Tham mưu cho Viện trưởng công tác Hành chính, ban hành các biểu mẫu văn bản hành chính và hướng dẫn các đơn vị thực hiện.
– Phối hợp thực hiện công tác cải cách hành chính khi được phân công.
2.2. Công tác văn phòng Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên
a. Nhiệm vụ công tác văn phòng Đảng:
Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Đảng ủy, bao gồm:
– Xử lý văn bản đến: Đóng dấu công văn đến, vào sổ công văn đến, trình lãnh đạo, lưu văn bản gốc, gửi công văn đến địa chỉ theo phê duyệt của Ban Thường vụ Đảng ủy;
– Xử lý văn bản đi: Soạn thảo, trình ký, lưu bản gốc, vào sổ công văn đi và chuyển công văn đi;
– Kết nối thông tin giúp thực hiện công tác xây dựng Đảng, xây dựng kế hoạch và phân bổ chỉ tiêu phát triển Đảng viên, công nhận đảng viên chính thức, tiếp nhận đảng viên từ nơi khác chuyển đến, chuyển đảng viên đi sinh hoạt tại cơ quan khác (hoặc về nơi cư trú).
– Thu/nộp đảng phí/báo cáo tài chính Đảng theo quý, năm. Thực hiện các công tác thu chi tài chính theo quy định của điều lệ Đảng.
– Xác nhận lý lịch cho các đối tượng đến Viện xin xác minh lý lịch kết nạp Đảng (lưu giấy giới thiệu, vào sổ theo dõi).
– Phục vụ triển khai các Nghị quyết, cuộc vận động của Đảng ủy cấp trên như: Các Nghị quyết Trung ương, Học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh; Các công tác của Ban Tổ chức, của Ủy ban kiểm tra, các vấn đề về Tuyên giáo, công tác Dân vận….
– Phục vụ đánh giá tổ chức cơ sở Đảng và đảng viên cuối năm; Ký Quyết định khen thưởng, phát tiền thưởng và in giấy khen.
– Tiếp nhận tài liệu từ Quận ủy, trình Ban thường vụ phê duyệt, chuyển đến các đồng chí Đảng ủy viên và các Chi bộ theo đúng quy định bảo mật văn bản.
– Thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế bảo mật của công tác văn thư, lưu trữ, các tài liệu của Đảng và hồ sơ Đảng viên trong cơ quan.
b. Nhiệm vụ công tác văn phòng Công đoàn:
Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Ban chấp hành Công đoàn, bao gồm:
– Xử lý văn bản đến, văn bản đi;
– Báo cáo hoạt động của Công đoàn Viện lên Công đoàn Y tế Việt Nam, Liên đoàn Lao động quận Cầu Giấy.
– Phối hợp thực hiện các công việc phục vụ việc triển khai các phong trào, hoạt động của Công đoàn theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Công đoàn.
– Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban chấp hành Công đoàn.
c. Nhiệm vụ công tác văn phòng Đoàn thanh niên:
– Xử lý văn bản đến, văn bản đi;
– Phối hợp thực hiện báo cáo hoạt động của Đoàn thanh niên đối với Ban chấp hành Đoàn thanh niên Bộ Y tế, Quận đoàn Đống Đa và các đơn vị có liên quan khi có yêu cầu.
– Thực hiện các công việc phục vụ việc triển khai các phong trào, các hoạt động của Đoàn thanh niên.
2.3. Công tác thư ký:
– Thực hiện tổng hợp và xây dựng lịch làm việc của Lãnh đạo Viện;
– Trình ban hành các văn bản theo chức năng, nhiệm vụ, gồm: Chương trình công tác, lịch công tác tuần, thông báo các nội dung khi được Viện trưởng giao nhiệm vụ;
– Tiếp nhận các văn bản trình ký hàng ngày của các đơn vị trực thuộc Viện, các tổ chức, cá nhân có liên quan; Kiểm tra thể thức, nội dung và tính hợp pháp của văn bản đi. Trình, bàn giao văn bản, theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện sau khi có ý kiến phê duyệt của Ban lãnh đạo Viện.
– Soạn thảo và lưu trữ công văn, giấy tờ theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Viện.
– Chuyển tải các thông tin, công văn, giấy tờ của Ban lãnh đạo Viện đến các đơn vị, các cá nhân có liên quan nhanh chóng, kịp thời.
– Tham gia đón tiếp khách, các đối tác trong và ngoài nước của Ban lãnh đạo Viện.
2.4. Công tác văn thư, lưu trữ:
– Thực hiện ban hành và bổ sung, sửa đổi (khi cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương.
– Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.
– Quản lý và sử dụng con dấu của Viện và bộ tên khắc của Ban Lãnh đạo Viện, các tổ chức đoàn thể và các cán bộ chủ chốt theo quy định hiện hành.
– Sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được ủy quyền.
– Quản lý theo dõi và gửi các văn bản đi.
– Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến; định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác cho việc khai thác tài liệu.
– Tiếp nhận mọi loại văn bản được chuyển đến qua các đường: V-office, Bưu điện, fax, email…
– Chuyển các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trên văn bản đến các Trưởng đơn vị, các cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
2.5. Công tác lễ tân, phục vụ
– Tổ chức tiếp nước, đón khách đến làm việc với Viện;
– Tổ chức thực hiện công việc phục vụ các cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo…
2.6. Công tác Văn phòng Trung tâm Máu Quốc gia
– Tổng hợp thông tin của các đơn vị thuộc Trung tâm Máu Quốc gia theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Trung tâm Máu Quốc gia.
– Ghi biên bản họp giao ban Trung tâm máu Quốc gia.
– Quản lý các văn bản đi, văn bản đến trong hoạt động của Trung tâm Máu Quốc gia theo đúng quy định.
– Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc Trung tâm Máu Quốc gia.